PROCEDURES/WERKWIJZES

Integrale beleidsvorming

Om te zorgen voor een goed beleidsadvies dat integraal tot stand is gekomen en waarin zoveel mogelijk belangen gediend worden, werken we met een zogenaamde beleidstafel en de systematiek van opgavegericht werken. In de beleidstafel zijn medewerkers van verschillende beleidsterreinen vertegenwoordigd voor onderlinge afstemming over beleid, projecten en verkenning van mogelijke opgaven.

Het uitgangspunt is steeds dat we omgevingsbewust (Van Buiten naar Binnen) denken en doen en integraal samenwerken. Dus vanuit het belang van de burger of de maatschappij: hoe kan ik waarde toevoegen, in samenwerking met de burgers/belanghebbenden en andere collega's. En dus niet denken en doen vanuit (het belang van) de eigen vakdiscipline en/of afdeling.

In de profielen van de concernmanagers is de verantwoordelijkheid voor verbinding op strategische onderwerpen/thema’s opgenomen en zij zijn ook de strategische gesprekspartners voor de individuele collegeleden. Zij worden hierbij ondersteund door de afdeling Algemene Bestuursondersteuning.

Opgavegericht werken

We gaan opgavegericht werken. Opgaven kunnen overal ontstaan: ‘van binnen’ (coalitieakkoord, intern gesignaleerde trends en ontwikkelingen) en ‘van buiten’ (initiatieven, regionale afspraken, wetgeving Rijk, etc.). Als een opgave zich aandient, wordt aan de hand van de volgende criteria vastgesteld wat de aard (groot of klein) van de opgave is:


a. impact op samenleving / bestuurlijke gevoeligheid

b. impact op organisatie / inzet van personeel1

c. aard en omvang van meekoppelkansen

d. samenwerking met partners

Opgavegericht werken heeft meerdere aspecten in zich, als mindset, als enkele opgave voor een afdeling of als een complexe/afdelingsoverstijgende opgave.

Opgavegericht werken is iets anders dan projectmatig werken. Daarin gaat het om binnen een beperkte tijd en met vastgestelde middelen uitvoeren bereiken van vastgestelde doelen. Een project zou wel een onderdeel of uitkomst van een opgave kunnen zijn.

In onderstaande afbeeldingen is gevisualiseerd hoe het opgavegericht werken en het werken met diverse overlegtafels in de praktijk werkt en maakt inzichtelijk hoe de horizontale integraliteit en samenwerking wordt geborgd.

Informatieveiligheid

Met de steeds verdergaande digitalisering is informatieveiligheid een toenemende dreiging voor mensen en organisaties. Door een simpele druk op de knop heeft men toegang tot een grote hoeveelheid aan informatie. Burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat wij veilig omgaan met hun gegevens en deze gegevens goed beveiligen en bijvoorbeeld niet zonder toestemming delen met externe partijen. We moeten ons allemaal bewust zijn van de risico’s die horen bij de omgang met gegevens van bijvoorbeeld inwoners en bedrijven. Wanneer je klikt op de button 'veilig werken' vind je 12-tips-voor-informatiebeveiliging.

Omgevingsbewust werken

Omgevingsbewust werken betekent weet wat er speelt, zowel binnen als buiten het stadhuis en hierop inspeelt bij je werk. We gebruiken hierbij methoden als Factor C. Factor C staat voor ‘communicatie in het hart van het beleid’ en het verankeren van de aandacht voor communicatie in alle fasen van het beleidsproces. Dat vraagt van onze medewerkers twee belangrijke vaardigheden:

  1. Weten wat er speelt, zowel binnen als buiten het stadhuis en een omgevingsanalyse kunnen maken;
  2. En op basis daarvan strategische keuzes kunnen maken over de vorm, de inhoud en het tijdstip van communicatie.

Privacy

De bescherming van persoonsgegevens speelt een steeds grotere rol. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen en steeds meer digitale diensten stellen andere eisen aan de bescherming van persoonsgegevens. Privacy is niet langer een onderwerp waar alleen juristen mee bezig zijn: privacy raakt de hele gemeentelijke organisatie.

Wij werken veel met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners en zij moeten er op kunnen vertrouwen dat wij daar zorgvuldig mee omgaan. Wij zijn bezig om privacy gemeentebreed te borgen in de organisatie.

Inkoop en aanbesteden

Het is verplicht om aan het begin van een inkoop/aanbestedingstraject boven de € 25.000 een InkoopStartFormulier (ISF) in te vullen. Een Inkoopstartformulier is een hulpmiddel voor iedereen die aanbestedingen doet. Het formulier helpt om belangrijke aspecten bij een inkooptraject zoals keuze van het soort inkooptraject, Social return en de werkwijze rondom percelen te doorlopen. Wil je meer informatie over inkoop en aanbesteden? Kijk dan op intranet of op het inkoopportaal van ONS. ONS is het Shared service centrum voor onder andere gemeente Kampen.